NÓMINA ELECTRONICA

Para el año 2021 la DIAN por medio de la resolución 13 del mes de febrero estipulo que la nómina debía ser enviado a los servidores de la DIAN como documento soporte de pago de nómina electrónica, con el fin que las empresas puedan deducirse de renta los gastos de nómina.

En la resolución reza el siguiente párrafo.

"Artículo 2. Documento soporte de pago de nómina electrónica. De conformidad con lo establecido en el parágrafo 6 del artículo 616-1 y el inciso 3 del artículo 771-2 del Estatuto Tributario, el artículo 1.6.1.4.27. del Decreto 1625 de 2016, Decreto Único Reglamentario en Materia Tributaria, el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos."

"Artículo 3. Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados."

Estos documentos deben ser presentados entre los 10 primeros días del mes siguiente a pago o abono en cuenta que deriven de la relación laboral y reglamentaria. cumpliendo las especificaciones técnicas versión 1.0.


Para un buen manejo de la nómina electrónica se deben cumplir los siguientes pasos:

  • Habilitación. Está documentada en la resolución 13 en el artículo 9. el cual se debe realizar en los servicios informáticos de la DIAN en el manejo de facturación electrónica. Se espera a más tardar el 1 de agosto de 2021 que la DIAN tenga habilitada esta opción.

El siguiente texto hace parte de la resolución de la DIAN.

  • "Artículo 9. Habilitación. La habilitación es el procedimiento que se desarrolla en el servicio informático electrónico del sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, el citado procedimiento requiere ser realizado previo a la fecha máxima para iniciar a generar y trasmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica y sus notas de ajuste, cuando a ello haya lugar, indicada en los calendarios de implementación y plazo para cumplimiento periódico de la transmisión, establecido en el TITULO IV de esta resolución, cumpliendo con las siguientes características, condiciones y mecanismos técnicos y tecnológicos: "
  • "1. Ingresar al servicio informático electrónico de validación previa de factura electrónica de venta en donde se encuentra la opción de otros documentos electrónicos, y seleccionar la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica. "
  • "2. Señalar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, el o los medios de operación a través de los cuales se cumplirá con la obligación de generación, transmisión y validación del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, informando para ello si el software dispuesto para el documento de nómina electrónica corresponde a un desarrollo informático propio o un desarrollo informático adquirido con un proveedor de soluciones tecnológicas."
  • " 3. Registrar en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, la información del o los softwares de que trata el numeral anterior, cumpliendo con el siguiente procedimiento:"
  • " 3.1. Indicar los nombres y apellidos o razón social y el NIT del fabricante, nombre (s) y código (s) de identificación del software (s)."
  • "3.2. Iniciar las pruebas mediante las cuales deberá demostrar que el o los softwares, del documento soporte de pago de nómina electrónica y notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica cumplen con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación y demás especificaciones técnicas y funcionalidades de conformidad con lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA»"
  • "3.3. Confirmar el resultado de las pruebas de que trata el numeral anterior; en caso de que las mismas sean superadas en forma satisfactoria, en el sistema de facturación, dentro del cual se encuentra la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica, actualizará el estado de «solicitado» a «habilitado»; en caso contrario se deberá continuar con las pruebas hasta obtener el estado de «habilitado»."
  • "3.4. Una vez se encuentre en estado «habilitado» automáticamente migrará a producción en operación."
  • "Parágrafo. Los softwares de que tratan los medios indicados en el numeral 2 del presente artículo, deben incluir las funcionalidades que permitan el cumplimiento de la generación y transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, cumpliendo con las condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos, para su generación, transmisión y validación de conformidad con el «Anexo técnico de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» "


  • Configuración Nómina, Se deben configurar los siguientes formularios.
  • Configurar Configuración (6 o 4) en los campos de facturación electrónica que hace referencia a nómina electrónica donde se deben llenar los campos Nómina: Nómina Electrónica Prueba, Id Set Pruebas Nómina, Nombre Software Dian Nómina, Software Id Nómina, Pin Nómina, Estos campos son asignados en el paso de Habilitación, En el sistema se ve de la siguiente manera:

  • Configurar Clasificación Empleados: Se debe configurar donde el empleado desempaña sus funciones en la empresa, se digita el país, municipio u el método de pago.

  • Después de hacer estas configuraciones se procede a realizar pruebas de la nómina electrónica de documentos previamente elaborados de meses anteriores. a la fecha se sugiere revisar movimientos consolidados de meses anteriores, empezando desde enero. de esta forma con información ya generada podrá revisar consolidados, totales devengados, totales deducciones y avanzar en procesos antes de empezar a enviar datos a la DIAN. Esto se puede visualizar por el siguiente formulario:

Descripción de campos:

  • Año: Corresponde al año que desea consultar de la nómina del mes, se recuerda que siempre se reporta mes vencido.
  • Mes: Corresponde al mes que desea consultar de la nómina, se recuerda que siempre se reporta mes vencido. en los primeros 10 días del mes en curso.
  • Generar: Permite consultar las nóminas generadas de acuerdo con el año y mes digitados. el sistema hace la consolidación de las nóminas generadas por el período.
  • Fecha: Corresponde a la fecha que se va a enviar los datos a la DIAN. se recuerda que se tiene un plazo de 10 días del mes en curso.
  • Hora: Hora en la cual se envía el registro a la DIAN.
  • procesar: Selecciona los movimientos de la nómina, ya sea para generar o consultar la nómina enviada.
  • Enviar Dian: Permite enviar los datos a los sistemas informáticos de la DIAN por validación previa enviar el archivo XML de acuerdo con los anexos técnicos.
  • Salir: Salir del formulario.

Después de procesar los datos el sistema genera la información que se solicita de acuerdo con los anexos técnicos, visualizados de forma que los jefes de departamento de nómina puedan entender bien la información que se va a entrar a la DIAN en formato XML. En caso de hacer análisis más profundos se aconseja leer los anexos versión 1.0.

Esta información se resume en las pestañas (Información General, Empleador, Trabajador, Información Nómina y Detalle nómina agrupado Dian).


  • Transmisión para la validación: Consiste en enviar los datos a la Dian para su validación, a la fecha de 15 de junio de 2021 la DIAN no tiene dispuesta esta operación. En el momento que sea habilitado el sistema realiza la validación previa aceptando o rechazando el documento.

Notas:

Las empresas que ya tiene facturación electrónica propia tienen el 50 porciento adelantado por lo cual la implementación es más fácil.

Para las empresas que no tenga implementada la facturación electrónica con empatía tiene tres opciones.

La primera comprar la firma digital y empezar a trasmitir los documentos.

La segunda que soliciten el archivo de acuerdo con sus necesidades para que ellos generen los envíos.

La tercera como es Sierra Morena, el envío por medio de su proveedor tecnológico.


Notas sobre las Huelgas: Tener en cuenta que si se va a reportar las huelgas en el detalle, se debe informar en horas el numero de días en que estuvo inactivo el empleado y colocar como valor 1, para no afectar el valor pagado en la nomina, en caso que el empleado devengue sueldo liquidar ese valor por no nomina normal o por el concepto que ustedes consideren necesario.